Proforma-Rechnung in der Schweiz: Definition, Zoll-Praxis und Beispielaufbau

Die kurze Antwort: Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Sie fordert keine Zahlung, begründet keine Forderung und ist auch keine Rechnung im Sinne der Mehrwertsteuer. Ihr Zweck ist rein informativ – am häufigsten für die Zollabwicklung beim Warenversand ins Ausland. Die Vorlage oben können Sie kostenlos herunterladen und direkt an Ihren Fall anpassen.

Was eine Proforma-Rechnung ist – und was nicht

Der Begriff «pro forma» bedeutet sinngemäss «der Form halber». Eine Proforma-Rechnung dokumentiert den Wert einer Ware oder Leistung, ohne dass daraus eine Zahlungspflicht entsteht. Daraus folgen drei wichtige Abgrenzungen:

• Keine Zahlungsaufforderung. Der Empfänger muss auf eine Proforma-Rechnung nichts überweisen. Es gibt keine Fälligkeit und keinen Verzug.
• Keine Rechnung im MWST-Sinn. Die Proforma-Rechnung gilt mehrwertsteuerlich nicht als Rechnung. Sie löst beim Aussteller keine Umsatzverbuchung aus und dient nicht als Beleg für die MWST-Abrechnung.
• Kein Vorsteuerabzug. Der Empfänger kann aus einer Proforma-Rechnung keine Vorsteuer geltend machen. Dafür braucht es eine ordentliche Rechnung mit den Pflichtangaben für Schweizer Rechnungen.

Wichtig ist deshalb die klare Kennzeichnung: Der Titel «Proforma-Rechnung» beziehungsweise «Proforma Invoice» muss deutlich sichtbar sein, damit das Dokument nicht mit einer echten Rechnung verwechselt wird.

Typische Anwendungsfälle

Zoll und Export von Waren

Der mit Abstand häufigste Fall: Sie versenden Waren ins Ausland, ohne dass ein Verkauf dahintersteht – etwa Muster, Ersatzteile, Garantie-Ersatzlieferungen, Retouren oder Ausstellungsstücke. Der Zoll braucht trotzdem ein Wertdokument, um die Sendung einzuordnen und allfällige Abgaben zu berechnen. Genau dafür ist die Proforma-Rechnung gedacht.

Vorab-Ansicht für den Kunden

Manche Kunden – gerade grössere Unternehmen oder Auftraggeber im Ausland – verlangen vor der Bestellung oder Zahlung ein Dokument, das wie die spätere Rechnung aussieht: für interne Freigaben, Budgetprozesse oder die Beantragung einer Einfuhrbewilligung. Die Proforma-Rechnung zeigt verbindlich, wie die Handelsrechnung aussehen wird, ohne bereits eine Forderung zu begründen.

Anzahlungskontext

Gelegentlich wird eine Proforma-Rechnung genutzt, um eine Vorauszahlung anzustossen, bevor die eigentliche Rechnung folgt. Das funktioniert, ist aber begrifflich heikel: Sobald Sie tatsächlich eine Teilzahlung vor Abschluss der Leistung verlangen, ist die Akonto-Rechnung das sauberere Instrument – sie ist eine echte Rechnung mit Zahlungsaufforderung und wird korrekt in der Buchhaltung und MWST-Abrechnung abgebildet.

Unterschied zu normaler Rechnung und Akonto-Rechnung

Kurz gefasst: Die Proforma-Rechnung informiert, die Akonto-Rechnung fordert eine Teilzahlung, die normale Rechnung rechnet die Leistung ab. Wie eine ordentliche Rechnung in der Schweiz aufgebaut ist, zeigt der Leitfaden Rechnung schreiben in der Schweiz.

Was auf eine Proforma-Rechnung gehört

Auch wenn keine gesetzlichen Formvorschriften wie bei der MWST-Rechnung gelten, hat sich in der Praxis ein fester Inhalt etabliert:

• deutliche Kennzeichnung «Proforma-Rechnung» / «Proforma Invoice»
• Name und vollständige Adresse von Absender und Empfänger
• Datum und eine eigene Referenz- oder Dokumentnummer
• genaue Warenbezeichnung (handelsübliche Bezeichnung, nicht nur Artikelnummer)
• Menge und Gewicht (brutto/netto bei Warensendungen)
• Einzel- und Gesamtwert mit Währung
• Ursprungsland der Ware
• Grund der Sendung (z. B. «Muster», «Ersatzlieferung unter Garantie», «Retoure»)
• bei Exporten sinnvoll: Zolltarifnummer (HS-Code) und Lieferbedingung (Incoterm)
• der Hinweis, dass es sich nicht um eine Zahlungsaufforderung handelt

Zoll-Praxis: Warenwert, Ursprungsland und der «no commercial value»-Mythos

Für die Zollabwicklung ist der Warenwert die wichtigste Angabe. Er muss realistisch sein – also dem tatsächlichen Marktwert der Ware entsprechen, auch wenn der Empfänger nichts bezahlt. Ein zu tief angesetzter Wert kann als falsche Zollanmeldung gewertet werden und führt im besten Fall zu Rückfragen und Verzögerungen, im schlechteren zu Nachforderungen.

Hartnäckig hält sich der Mythos, der Vermerk «no commercial value» mache eine Sendung abgabenfrei oder erlaube einen Warenwert von null. Das stimmt nicht. Der Vermerk sagt lediglich, dass die Ware nicht verkauft wird – einen Zollwert braucht die Sendung trotzdem, und Einfuhrabgaben können je nach Land und Wert dennoch anfallen. Wer «Wert: 0» deklariert, riskiert, dass der Zoll die Sendung stoppt und den Wert selbst schätzt.

Das Ursprungsland gehört ebenfalls auf das Dokument, weil es über Präferenzzölle und Einfuhrbestimmungen im Zielland entscheidet. Bei regelmässigen Exporten lohnt sich der Blick auf die Vorgaben des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit sowie die Anforderungen des Ziellands.

Beispielaufbau einer Proforma-Rechnung

So kann eine Proforma-Rechnung für eine Musterlieferung aussehen:

PROFORMA-RECHNUNG / PROFORMA INVOICE
Keine Zahlungsaufforderung – nur für Zollzwecke

Absender:                     Empfänger:
Anna Muster Design            Beispiel GmbH
Musterstrasse 12              Beispielweg 5
8000 Zürich, Schweiz          10115 Berlin, Deutschland

Datum: 2. Juli 2026           Referenz: PF-2026-014

Pos.  Bezeichnung                       Menge   Wert/Stk.   Gesamt
1     Textilmuster Baumwolle, bedruckt  5 Stk.  CHF 18.00   CHF 90.00

Gesamtwert: CHF 90.00
Gewicht: 0.8 kg (netto) / 1.1 kg (brutto)
Ursprungsland: Schweiz
Grund der Sendung: Warenmuster, kein Verkauf
Value for customs purposes only – no payment required

Die Vorlage oben folgt genau diesem Aufbau und lässt sich für Muster, Ersatzlieferungen oder Vorab-Ansichten anpassen. Weitere kostenlose Dokumente finden Sie in der Vorlagen-Übersicht.

Wann Software hilft

Wer nur ein- bis zweimal im Jahr ein Muster ins Ausland schickt, kommt mit der Vorlage problemlos aus. Software wird interessant, sobald Proforma-Rechnungen Teil eines wiederkehrenden Ablaufs sind:

• Kundendaten und Artikel sind bereits erfasst und müssen nicht doppelt gepflegt werden
• aus der Proforma-Rechnung wird bei Verkauf mit wenigen Klicks die ordentliche Rechnung
• Dokumentnummern, Ablage und Versionen bleiben nachvollziehbar
• Rechnung, Zahlung und Mahnwesen laufen im selben System weiter

Welche Programme sich für Schweizer Freelancer eignen, zeigt der Vergleich der besten Rechnungsprogramme sowie der interaktive Tool-Vergleich.

Fazit

Die Proforma-Rechnung ist ein Informationsdokument, kein Zahlungsinstrument. Für Zoll und Export ist sie oft unverzichtbar – entscheidend sind eine deutliche Kennzeichnung, ein realistischer Warenwert, das Ursprungsland und der Grund der Sendung. Sobald tatsächlich Geld fliessen soll, gehört stattdessen eine Akonto-Rechnung oder eine ordentliche Rechnung auf den Tisch.

Quellen und Stand

Stand dieser Einordnung: Juli 2026.

• Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG)
• Eidgenössische Steuerverwaltung: Mehrwertsteuer
• Fedlex: Obligationenrecht (OR)