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Mahnung schreiben in der Schweiz: Vorlage und 3-Stufen-Mahnlauf
Vom freundlichen Zahlungshinweis bis zur Fristansetzung mit Verzugszins: So mahnen Schweizer Selbständige offene Rechnungen korrekt und ohne die Kundenbeziehung zu beschädigen.
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Die Word-Vorlage bleibt frei zugänglich. Wenn Sie danach prüfen wollen, wann ein Rechnungsprogramm im Alltag sinnvoller wird, führen die Anschlussseiten direkt in die passende Entscheidung.
Die kurze Antwort: In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Pflicht zu mahnen — aber einen guten Grund, es strukturiert zu tun. Ein sauberer, dreistufiger Mahnlauf holt die meisten offenen Rechnungen herein, bevor Betreibungsamt oder Inkasso nötig werden, und schützt gleichzeitig die Kundenbeziehung.
Die Vorlage oben enthält alle drei Mahnstufen als Textbausteine zum Anpassen.
Wann ist eine Rechnung überhaupt «offen»?
Massgeblich ist die Fälligkeit. Steht auf der Rechnung ein Verfalltag («zahlbar bis 31. Juli 2026»), gerät der Kunde nach Art. 102 Abs. 2 OR mit dessen Ablauf automatisch in Verzug — eine Mahnung ist dafür rechtlich nicht nötig. Fehlt ein festes Datum und steht dort nur «zahlbar innert 30 Tagen», setzt erst Ihre Mahnung den Kunden in Verzug (Art. 102 Abs. 1 OR).
Für die Praxis heisst das: Schreiben Sie auf jede Rechnung ein konkretes Zahlungsziel. Das macht den Verzugsbeginn eindeutig und erspart Diskussionen über Verzugszinsen.
Der 3-stufige Mahnlauf
Stufe 1: Zahlungserinnerung (nach ca. 10 Tagen Überfälligkeit)
Die erste Nachricht ist keine Mahnung im engeren Sinn, sondern eine freundliche Erinnerung. Die meisten offenen Rechnungen sind schlicht vergessen gegangen oder in der Buchhaltung des Kunden hängen geblieben.
Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Unsere Rechnung Nr. R-2026-014 vom 1. Juli 2026 über CHF 2’400.00 ist noch offen. Wir bitten Sie, den Betrag innert 10 Tagen zu überweisen. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.
Kein Druck, keine Gebühren, keine Rechtsbegriffe. Wer hier schon mit Betreibung droht, verbrennt Kundenbeziehungen wegen eines Versehens.
Stufe 2: Erste Mahnung (nach weiteren ca. 10–14 Tagen)
Jetzt darf der Ton bestimmter werden, bleibt aber sachlich:
Trotz unserer Zahlungserinnerung vom 15. Juli 2026 ist die Rechnung Nr. R-2026-014 über CHF 2’400.00 weiterhin offen. Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag innert 10 Tagen zu begleichen.
Wenn Ihre AGB Mahnspesen vorsehen, können Sie diese ab hier verrechnen. Ohne vertragliche Grundlage gibt es keinen Anspruch auf Mahngebühren — der gesetzliche Verzugszins von 5 % (Art. 104 OR) steht Ihnen dagegen immer zu, sobald Verzug eingetreten ist.
Stufe 3: Zweite Mahnung mit Fristansetzung
Die letzte Stufe kündigt die Konsequenzen an — und muss sie danach auch umsetzen, sonst verliert Ihre Korrespondenz jede Wirkung:
Die Rechnung Nr. R-2026-014 ist trotz Erinnerung und Mahnung unbezahlt. Wir setzen Ihnen hiermit eine letzte Frist von 10 Tagen bis zum 25. August 2026. Nach unbenutztem Ablauf dieser Frist sehen wir uns gezwungen, den Verzugszins von 5 % geltend zu machen und die Forderung ohne weitere Ankündigung in Betreibung zu setzen.
Versenden Sie die letzte Mahnung nachweisbar, am besten per Einschreiben oder zusätzlich per E-Mail mit Lesebestätigung.
Verzugszins korrekt berechnen
Der Verzugszins von 5 % pro Jahr wird taggenau auf den offenen Betrag gerechnet:
| Grösse | Beispiel |
|---|---|
| Offener Betrag | CHF 2’400.00 |
| Verzugsdauer | 60 Tage |
| Verzugszins | CHF 2’400 × 5 % × 60/365 = CHF 19.75 |
Bei typischen Freelancer-Beträgen ist der Zins wirtschaftlich fast bedeutungslos — seine Wirkung ist psychologisch: Er signalisiert, dass Sie Ihre Forderung ernsthaft verfolgen.
Wenn alles nichts nützt: Betreibung
Nach Ablauf der letzten Frist können Sie beim Betreibungsamt am Sitz des Schuldners ein Betreibungsbegehren stellen. Das geht formlos online oder per Formular, kostet je nach Forderungshöhe eine Gebühr ab rund CHF 20 und setzt keinen Anwalt voraus. Der Schuldner erhält einen Zahlungsbefehl; erhebt er Rechtsvorschlag, braucht es für die Fortsetzung ein Gericht oder eine Schuldanerkennung.
Vor diesem Schritt lohnt sich fast immer ein persönlicher Anruf. Viele Zahlungsausfälle sind Liquiditätsprobleme, keine Zahlungsverweigerung — eine vereinbarte Ratenzahlung ist oft schneller und günstiger als ein Betreibungsverfahren.
Wie Software den Mahnlauf automatisiert
Wer regelmässig Rechnungen stellt, kennt das Problem: Mahnen wird aufgeschoben, weil es unangenehm und administrativ lästig ist. Rechnungsprogramme nehmen genau das ab — sie überwachen Zahlungsfristen, schlagen Mahnstufen vor und erzeugen die Mahnung samt neuem Zahlteil auf Knopfdruck. Der Vergleich der Rechnungsprogramme zeigt, welche Tools Mahnläufe abbilden; einen Überblick über alle Lösungen gibt der Rechnungssoftware-Vergleich.
Für gelegentliche Fälle reicht die Vorlage vollkommen — wichtig ist weniger das Werkzeug als die Konsequenz im Ablauf.
Quellen und Stand
Stand dieses Artikels: Juli 2026. Rechtliche Grundlagen: Art. 102–106 OR (Verzug, Verzugszins), einsehbar auf fedlex.admin.ch. Angaben ohne Gewähr; im Zweifel hilft eine kurze Rechtsberatung oder die Treuhand.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen sind in der Schweiz Pflicht, bevor ich betreiben darf? +
Rechtlich keine einzige. Sie könnten nach Fälligkeit direkt ein Betreibungsbegehren stellen. In der Praxis hat sich der 3-stufige Mahnlauf bewährt, weil er die Kundenbeziehung schont und vor Gericht wie im Betreibungsverfahren einen sauberen Nachweis liefert.
Ab wann darf ich Verzugszins verlangen? +
Sobald sich der Kunde im Verzug befindet: entweder ab dem vereinbarten Verfalltag (z. B. «zahlbar bis 31. Juli») oder, ohne festes Datum, ab der Mahnung. Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5 % pro Jahr nach Art. 104 OR.
Darf ich Mahngebühren verrechnen? +
Nur, wenn sie vertraglich vereinbart wurden, etwa in Ihren AGB oder in der Offerte. Ohne Vereinbarung besteht kein Anspruch auf pauschale Mahnspesen. Der Verzugszins von 5 % steht Ihnen dagegen von Gesetzes wegen zu.
Was schreibe ich in die erste Zahlungserinnerung? +
Freundlich und kurz: Bezug auf Rechnungsnummer und Datum, offener Betrag, neue Zahlungsfrist von rund 10 Tagen und der Hinweis, dass sich Zahlung und Erinnerung gekreuzt haben können. In diesem Stadium gehört kein Druck und keine Rechtsdrohung in den Text.
Was passiert nach der letzten Mahnung? +
Bleibt die Zahlung trotz Fristansetzung aus, können Sie beim Betreibungsamt am Wohn- oder Firmensitz des Schuldners ein Betreibungsbegehren stellen. Das kostet eine Gebühr, die der Schuldner bei Erfolg trägt. Für viele Selbständige lohnt sich vorher ein letzter Anruf — er löst erstaunlich viele Fälle.
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