2. Juli 2026 · Redaktion rechnungslösungen.ch · Anleitung · 3 Min. Lesezeit

Buchhaltung mit Excel-Vorlage: Einnahmen-Ausgaben-Journal für die Schweiz

Für viele Einzelfirmen reicht die einfache Buchhaltung völlig aus. Mit der kostenlosen Excel-Vorlage führen Sie ein sauberes Einnahmen-Ausgaben-Journal — und erkennen rechtzeitig, wann Excel an seine Grenzen kommt.

Redaktionell geprüft Schweiz-Fokus Stand 2. Juli 2026

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Die Einordnung folgt Schweizer Kriterien wie QR-Rechnung, MWST, Bedienbarkeit, Workflow-Reibung, Kostenklarheit und Übergaben an Buchhaltung oder Treuhand.

Veröffentlichung: 2. Juli 2026

Letzte redaktionelle Prüfung: 2. Juli 2026

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Die kurze Antwort: Wer als Einzelfirma unter CHF 500’000 Umsatz bleibt, darf die Buchhaltung als einfaches Einnahmen-Ausgaben-Journal führen — die berühmte Milchbüechli-Rechnung. Dafür braucht es keine Software, sondern nur ein sauber geführtes Journal und eine konsequente Belegablage. Genau dafür ist die Excel-Vorlage oben gedacht.

Die rechtliche Grundlage: Art. 957 OR

Das Obligationenrecht unterscheidet zwei Welten:

Situation	Pflicht
Einzelunternehmen/Personengesellschaft unter CHF 500’000 Umsatz	Nur Aufzeichnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR)
Darüber sowie alle juristischen Personen (GmbH, AG)	Ordentliche, doppelte Buchführung

Für die meisten Freelancer im ersten oder zweiten Geschäftsjahr gilt also: Die einfache Buchhaltung genügt — solange sie vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch geführt wird.

So ist das Journal aufgebaut

Die Vorlage enthält pro Zeile eine Zahlung mit diesen Spalten:

Spalte	Zweck
Datum	Zahlungsdatum (nicht Rechnungsdatum) — chronologisch führen
Beleg-Nr.	Eindeutige Nummer, die auf dem abgelegten Beleg wiederkehrt (z. B. R-2026-001, B-2026-014)
Beschreibung	Was bezahlt wurde, von wem oder an wen
Kategorie	Gruppierung für Auswertung und Steuererklärung
Einnahme CHF	Zufluss — nur eine der beiden Betragsspalten ausfüllen
Ausgabe CHF	Abfluss
MWST-Satz	Nur relevant, wenn Sie MWST-pflichtig sind (Normalsatz 8.1 %)
Zahlungsweg	Bank, Karte, TWINT oder Kasse — hilft beim Abgleich mit dem Kontoauszug

Am Jahresende gilt: Einnahmen minus Ausgaben = Geschäftserfolg, der in die Steuererklärung fliesst. Dazu kommt eine kurze Aufstellung der Vermögenslage (Bankkonto, offene Kundenrechnungen, Geschäftsgeräte).

Typische Kategorien für Freelancer

Halten Sie die Kategorienliste kurz — zehn reichen fast immer:

Honorar (Einnahmen aus Aufträgen)
Material/Software (Lizenzen, Hardware-Kleinteile)
Arbeitsplatz (Coworking, anteilige Büromiete)
Reisespesen (ÖV, Kilometerentschädigung)
Versicherungen/Vorsorge (Betriebshaftpflicht; Säule 3a separat ausweisen)
Sozialversicherungen (AHV/IV/EO-Beiträge der Ausgleichskasse)
Weiterbildung
Marketing (Website, Inserate)
Buchhaltung/Beratung (Treuhand)
Übriges

Diese Struktur deckt sich mit den Positionen, nach denen Steuerverwaltungen üblicherweise fragen — das spart beim Jahresabschluss Zeit.

Belegablage: die halbe Buchhaltung

Jede Journalzeile braucht einen Beleg, und Belege sind 10 Jahre aufzubewahren. Bewährt hat sich ein digitaler Ordner pro Jahr, in dem jedes PDF nach der Beleg-Nummer benannt ist (B-2026-014_hosting-rechnung.pdf). Papierbelege fotografieren oder scannen Sie am besten sofort — verblasste Kassenzettel sind ein Klassiker bei Nachfragen der Steuerbehörde.

Wo Excel an seine Grenzen kommt

Die Excel-Buchhaltung ist ein guter Start, hat aber drei strukturelle Schwächen:

MWST: Sobald Sie die Umsatzgrenze von CHF 100’000 überschreiten und MWST-pflichtig werden, müssen Sie quartalsweise oder halbjährlich abrechnen. Die Sätze, Vorsteuern und das Formular der ESTV in Excel nachzubauen ist fehleranfällig — hier beginnt der Bereich, in dem Software schlicht sicherer ist.
Fakturierung: Excel erstellt keine QR-Rechnungen und überwacht keine Zahlungseingänge. Offene Posten und Mahnungen laufen daneben her.
Fehlerrisiko: Überschriebene Formeln, Zahlendreher und Versionen-Chaos («Journal_final_v3.xlsx») sind die typischen Gründe, warum Treuhänder beim Jahresabschluss Mehraufwand verrechnen.

Der Übergang zu Software

Wenn eine dieser Grenzen erreicht ist, lohnt sich der Blick auf echte Buchhaltungslösungen: CashCtrl bietet eine solide Gratis-Version mit doppelter Buchhaltung, Banana ist mit CHF 89 pro Jahr die günstige tabellennahe Alternative — der Umstieg von Excel fällt dort besonders leicht. Wer primär Rechnungen schreibt und die Buchhaltung der Treuhand überlässt, ist mit einem schlanken Rechnungsprogramm besser bedient; die Unterschiede erklärt der Artikel Rechnungsprogramm vs. Buchhaltungssoftware.

Quellen und Stand

Stand dieses Artikels: Juli 2026. Rechtliche Grundlagen: Art. 957 ff. OR (Buchführungspflicht), einsehbar auf fedlex.admin.ch; MWST-Informationen der ESTV. Angaben ohne Gewähr — für die konkrete Situation hilft die Treuhand.

Häufige Fragen

Wer darf in der Schweiz die einfache Buchhaltung führen? +

Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr müssen nach Art. 957 Abs. 2 OR nur über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen — die sogenannte Milchbüechli-Rechnung. Darüber gilt die Pflicht zur doppelten Buchhaltung.

Reicht ein Excel-Journal für die Steuererklärung? +

Ja, solange Sie zur einfachen Buchhaltung berechtigt sind. Wichtig sind lückenlose, chronologische Einträge, nummerierte Belege zu jeder Position und die Aufbewahrung der Unterlagen während 10 Jahren.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren? +

Geschäftsbücher und Belege sind 10 Jahre aufzubewahren. Digitale Ablage ist zulässig, wenn die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können — ein sauber benannter Ordner pro Jahr mit PDF-Belegen erfüllt das in der Praxis.

Was gehört in ein Einnahmen-Ausgaben-Journal? +

Pro Zeile eine Zahlung: Datum, Beleg-Nummer, Beschreibung, Kategorie, Betrag als Einnahme oder Ausgabe, gegebenenfalls der MWST-Satz und der Zahlungsweg. Am Jahresende ergibt die Differenz aus Einnahmen und Ausgaben den Geschäftserfolg.

Wann lohnt sich der Wechsel von Excel zu einer Buchhaltungssoftware? +

Spätestens bei MWST-Pflicht, ab einigen Dutzend Buchungen pro Monat oder wenn Debitoren offen bleiben und gemahnt werden muss. Tools wie CashCtrl oder Banana kosten wenig und verhindern die typischen Excel-Fehler wie überschriebene Formeln und Zahlendreher.

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